Cắt giảm phí nhân sự - nói dễ, làm khó - Hr Blog

Cắt giảm tổn phí   nhân sự   - nói dễ, làm khó

Tại nhiều tổ chức, ngân sách dành cho nguồn nhân công thỉnh thoảng chiếm đến 50% tổng chi phí. Và ngân sách này cứ càng ngày càng “phình” ra theo thời kì. Làm thế nào để quản lý được ngân sách này song song giảm thiểu tổn phí nhân sự nhằm tăng hiệu quả kinh doanh? Sau đây là một số bí quyết cắt giảm chi phí nhân sự khá bổ ích mà tạp chí Secret firmu muốn san sớt với các ông chủ doanh nghiệp.

Tại một số đơn vị, nơi mà yếu tố con người đóng vai trò gần như quyết định tới lợi nhuận và sự sống còn của công ty (tỉ dụ các tổ chức săn đầu người, tổ chức cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ IT…), tổn phí dành cho nhân sự thường chiếm khoảng trên dưới 60%. Còn tại các doanh nghiệp khẩn hoang dầu khí hay sản xuất, mặc dầu tổn phí dành cho nhân sự thường không phải là vấn đề sống còn bởi lợi nhuận của các tổ chức này phụ thuộc cốt yếu vào máy móc, thiết bị hơn là phụ thuộc vào yếu tố con người, thì mức phí dành cho nhân sự vẫn càng càng ngày càng “nở” ra.

Tổng thể, phí nhân sự thường được chia ra thành hai loại: phí trực tiếp và phí gián tiếp. Khi cần hà tằn hà tiện ngân sách, biện pháp đơn giản nhất mà các ông chủ vẫn thường ứng dụng – đó là tinh giảm biên chế, xếp đặt lại cơ cấu nhân sự. Song, đây chỉ là một trong những giải pháp “chữa cháy” theo kiểu “giật gấu vá vai” của những công ty “cò con” mà hiệu quả thu được lại chẳng như mong đợi. Thành ra mà cách thức này không được coi là chọn lọc khôn ngoan, khi mà thị trường nguồn nhân công luôn nằm trong tình trạng mất cân bằng về cung cầu. Điều luôn ám ảnh các ông chủ công ty vẫn là việc làm sao để tìm ra các biện pháp cắt giảm chi phí nhân sự một cách khôn ngoan và hiệu quả.

Tập san Secret Firmu đã đưa ra 4 biện pháp chiến lược nhằm giảm thiếu tối đa chi phí nhân sự:

   Giải pháp hành chính: Cắt giảm tổn phí gián tiếp với sự tham gia hăng hái của các bộ phận kinh doanh
   giải pháp hoàn thiện cơ cấu công ty: hoàn thiện cơ cấu công ty trong đơn vị cũng như hệ thống bảng biểu miêu tả công tác
   biện pháp đãi ngộ: Chỉnh sửa, thay đổi hoặc hoàn thiện chính sách đãi ngộ phù hợp với nhiệm vụ, chiến lược của tổ chức.
   Giải pháp chất lượng: gắn liền với chính sách   tuyển dụng   nguồn nhân công

 

Giải pháp hành chính

Nhiệm vụ: Giảm thiểu phí tổn doanh nghiệp hành chính

Hiệu quả: hà tiện tới 30% tổng phí tổn

Tổ chức Hilti là một thí dụ điển hình cho biện pháp tằn tiện này. Cách đây không lâu, do đối tác cung cấp dịch vụ vé phi cơ đòi tăng giá nên ban giám đốc doanh nghiệp đã doanh nghiệp đấu thầu để chọn ra đối tác phù hợp. Và kết quả là doanh nghiệp đã giảm được khá nhiều phí tổn nhờ vào việc công ty đấu thầu này. Số tiền tằn tiện được, Ban giám đốc doanh nghiệp quyết định đầu tư vào việc xây dựng một bãi đỗ xe khép kín có hệ thống lò sưởi chống rét vào mùa đông - điều mà các nhân viên công ty mong ước từ lâu. Biết xác định đâu là khoản cần tiện tặn, đâu là việc cầu đầu tư, chi tiêu – đó chính là điều mà các chuyên gia quản lý của Hilti tâm niệm. Thông thường, phí cho việc công ty nơi làm việc của viên chức chiếm tới 40% tổng tổn phí - một khoản không nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp. Và cố nhiên, các ông chủ tổ chức phải nghĩ cách giảm thiểu khoản chi phí này, bằng mọi cách. Không ít các tổ chức mua bàn ghế, máy tính…cho nhân viên với giá rẻ nhất, thậm chí là đồ đã qua sử dụng nhằm tằn tiện ngân sách. Song, tổng thể, hiệu quả của các giải pháp cắt giảm phí gián tiếp thường không rõ nét lắm bởi tác dụng của nó phải sau một thời gian dài mới có thể kiểm nghiệm được. Bởi thế, một cách thức khác với tên gọi là tùng tiệm sáng tạo được nhiều công ty có tầm nhìn xa, ưa thích sử dụng.

Trong một doanh nghiệp nọ, Ban giám đốc quyết định mua cho nhân viên loại máy tính màn hình phẳng tinh thể lỏng, và đương nhiên, với giá cao hơn những chiếc máy tính bình thường. Ban đầu, khi nhìn thấy bảng báo giá, vị tổng giám đốc đã “tá hỏa” vì cho rằng đó là một trò xa xỉ. Song, sau khi suy đi tính lại, ông quyết định “bấm bụng” xuống tiền vì những chiếc máy tính này trên thực tiễn lại có lợi hơn so với những chiếc máy tính đời cũ: ít hao điện, chiếm ít diện tích trên bàn do cấu hình mỏng, gọn nhẹ, và điều quan yếu hơn, chúng không hại mắt khi sử dụng.

Tại một doanh nghiệp quảng cáo tăm tiếng, Ban giám đốc đã hà tiện ngân sách bằng cách thiết kế cho viên chức loại bàn ghế làm việc …di động. Nếu tính đến khả năng chuyển di văn phòng sang địa điểm khác, công ty sẽ phải tốn khá nhiều phí cho việc chuyển vận. Và do vậy, họ đã quyết định chọn loại bàn ghế di động và cho lắp đặt đường truyền Internet Wi-Fi. Với cách thiết kế này, viên chức có thể làm việc thoải mái, ngay cả khi cần di chuyển vị trí giữa phòng ban này với bộ phận khác.

Một phương pháp khác - hà tằn hà tiện thời gian bằng cách phân bố lịch làm việc hợp lý, được khá nhiều tổ chức sinh sản chọn lựa. Thí dụ như đơn vị Betline chuyên về lĩnh vực nghiên cứu khoa học kỹ thuật cho các dự án trò chơi trên mạng, đã nghĩ ra một thời gian biểu “đặc biệt” cho người lao động. Nhân viên ở đây làm việc theo lịch 3/3, nghĩa là làm việc liên tục ba ngày liền, mỗi ngày 11 tiếng, sẽ được nghỉ ba ngày sau đó. Với lịch làm việc này, công ty tiết kiệm được phí đơn vị nơi làm việc: máy tính, bàn ghế, điện nước, trà, cà phê…, trong khi vẫn bảo đảm việc thực hiện đơn hàng của đối tác.

Một cách thức tiện tặn khác mà hiệu quả của nó có thể nhìn thấy ngay – đó là việc chối từ các dịch vụ không cần thiết đối với hoạt động của tổ chức. Tỉ dụ, các cuộc gọi đi động, điện thoại liên tỉnh giấc hay việc chuyên chở các file mp3 từ Internet… có thể sẽ “ngốn” khá nhiều ngân sách của công ty. Nếu cảm thấy những khoản chi này không hợp lý, bạn cần triệt để cắt giảm hoặc hạn chế sử dụng.

Điều phức tạp nhất đối với các ông chủ đơn vị – đó là việc đào tạo viên chức của mình biết hà tiện, dù là những tổn phí nhỏ nhất. Không ít công ty đã kêu gọi viên chức của mình tần tiện chi phí văn phòng phẩm bằng cách sử dụng giấy in loại rẻ tiền hoặc sử dụng giấy đã in một mặt. Thậm chí, các vị lãnh đạo doanh nghiệp còn tự nêu gương cho nhân viên của mình bằng cách mua vé máy bay hạng thường như Ingvar Cambrad - giám đốc điều hành IKEA Matxcơva. Tại tập đoàn này, tất cả các top manager đều tuân theo một quy định bất di bất dịch: chỉ được phép mua vé tàu bay hạng thường mỗi khi đi công việc.

Biện pháp hoàn thiện cơ cấu doanh nghiệp

Nhiệm vụ: tiết kiệm chi phí cơ cấu đơn vị

Hiệu quả: tiết kiệm tới 40% tổng phí

Bộ máy nhân sự kềnh càng, chức năng nhiệm vụ chồng chéo…chính là nguyên tố gây lãng phí tổn cho tổ chức. Bên cạnh đó, khác với giải pháp hành chính, giải pháp đơn vị đòi hỏi nhiều công sức và nỗ lực từ lãnh đạo đơn vị.

“Bất cứ một nhân viên nào cũng có đôi lúc không sử dụng hiệu quả chức năng và nghĩa vụ của mình cũng như quỹ thời gian dành cho công tác. Tất nhiên, không một ai trong số họ lại đồng ý với điều này. Vì thế, bạn chỉ có thể chứng minh cho họ thấy bằng các con số cụ thể”, - Giám đốc nhân sự của một tổ chức đầu tư xây dựng, nhận xét.

Để giải quyết vấn đề này, nhiều công ty đã sử dụng cách thức kiểm tra chức năng nhiệm vụ của nhân viên. Quy trình kiểm tra này bao gồm nhiều giai đoạn. Trước tiên, cần phải phân tích kỹ lưỡng tất cả các hoạt động của nhân viên, hẳn nhiên là với sự tham gia, tư vấn của các trưởng phòng ban, trên cơ sở đó đưa ra các đánh giá về vai trò của nhân viên. Bước tiếp theo là loại trừ những hoạt động kém hiệu quả của nhân viên, nếu chúng đích thực không mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp hoặc hiệu quả của chúng không cân xứng với phí mà tổ chức đã đầu tư cho cá nhân đó. Tất cả các bước này đều có thúc đẩy khăng khăng đến chất lượng cũng như phí tổn   quản lý nhân sự   của tổ chức: càng kiểm tra đúng chức năng nhiệm vụ của viên chức, bạn càng có cơ sở để lập ngân sách   lương   thưởng một cách hợp lý.

Biện pháp đãi ngộ

Nhiệm vụ: thay đổi hệ thống lương thưởng và chế độ đãi ngộ lao động

Hiệu quả: hà tiện từ 20-30% tổng phí

Hà tằn hà tiện nhân công mà không cắt giảm trực tiếp phí lương thuởng – đó là nhiệm vụ khôn xiết nặng nằn nì và phức tạp đối với các ông chủ đơn vị. Biện pháp đãi ngộ có thể giúp bạn thực hành việc này một cách dễ dàng.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức trả lương “đặc biệt” nhằm giảm thiểu sức ép từ các cơ thuế quan vụ đối với quỹ lương. Phương án khác – thay đổi hệ thống lương thưởng nhằm tạo ra sự phụ thuộc tối đa giữa mức thu nhập của nhân viên với kết quả làm việc của họ. Nói chung, mục tiêu trước hết của các ông chủ khi sử dụng phương pháp này – đó là giảm thiểu “phần mềm” đồng thời tăng “phần cứng” cho nhân viên, vừa tùng tiệm được ngân sách cho đơn vị, vừa tạo ra động lực làm việc cho người lao động.

Một cách thức khác được coi là khá hiệu quả - đó là việc chọn ra các chế độ đãi ngộ, tưởng thưởng có lợi cho doanh nghiệp trong một thời đoạn nhất thiết nào đó. Một công ty chuyên về kinh doanh thiết bị nhà bếp đã đặt kế hoạch phát triển hệ thống khách hàng mới. Và để thực hiện nhiệm vụ này, Ban giám đốc đã quyết định vận dụng chính sách đãi ngộ mới thay cho chính sách cũ đã không còn đủ sức quyến rũ các viên chức kinh doanh trong thời buổi cạnh tranh. Và với chính sách mới này, viên chức vừa có thể đóng góp cho tổ chức vừa có cơ hội có thêm nguồn thu nhập chính đáng.

Biện pháp chất lượng

Nhiệm vụ: Tuyển chọn đúng người, đúng việc

Hiệu quả: tần tiện tới 20% tổng chi phí

Để tiện tặn tổn phí nhân sự, nhiều doanh nghiệp thường muốn   tuyển dụng   những nhân viên thường nhật, không có kinh nghiệm làm việc, và hẳn nhiên là với mức lương rẻ mạt. Đó có thể là các sinh viên vừa mới tốt nghiệp ra trường đang mòn mỏi kiếm công ăn việc làm để tồn tại với mức thù lao biểu tượng. Hoặc cũng có thể là những ứng cử viên không có bằng cấp, tri thức căn bản, song có chút đỉnh kinh nghiệm làm việc. Bên cạnh đó, phương án này không phải bao giờ cũng tỏ ra hiệu quả, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, công nghệ cao hay dịch vụ nhà băng…

Một nhà băng nọ trước đây thường tuyển các sinh viên vừa tốt nghiệp ra trường để   đào tạo   . Cách đây không lâu, Ban giám đốc ngân hàng quyết định tuyển dụng một ê kíp mới vào vị trí quản lý dự án - một dự án đòi hỏi ứng cử viên phải hội đủ nhiều kỹ năng và phẩm chất của người làm quản lý cũng như kinh doanh. Đồng thời, Ban giám đốc cũng đưa ra quyết định cắt giảm 10% nhân sự - những người có trình độ thấp hoặc đang cáng đáng những vị trí không quan yếu lắm và thay vào đó là việc vận dụng các phần mềm công nghệ cao. Với một đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, có uy tín, có tầm nhìn, nhà băng này bước đầu đã gặt hái thành công khăng khăng. Đương nhiên, chế độ tiền lương cũng như đãi ngộ lao động đối với các chuyên gia cao cấp này hoàn toàn cân xứng với chất xám mà họ đã bỏ ra.

Một giải pháp nữa cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu tổn phí nhân sự - đó là xây dựng một thương hiệu mạnh cho tổ chức. Song, đây lại là một bài toán nan giải, tốn kém và đòi hỏi thời kì, công sức của toàn thể mọi thành viên trong tổ chức. Thương hiệu của tổ chức chính là thứ tài sản vô hình tạo ra niềm tin, lòng trung thành của nhân viên. Rất nhiều ứng viên muốn được đầu quân cho các công ty tăm tiếng, cho dù mức lương ở đó không hấp dẫn bằng nơi khác, thậm chí thỉnh thoảng còn thấp hơn mức thị trường. Một thống kê của RosExpert cho thấy rằng, nhiều đơn vị ít tên tuổi thường chiêu dụ tài năng bằng cách đưa ra mức lương thưởng hấp dẫn, nhiều khi cao hơn 20-50% so với mức mà các công ty tiếng tăm đưa ra.

Bên cạnh đó, việc tạo ra thương hiệu tốt nhằm thu hút anh tài không phải là chuyện càng ngày càng ngày hai mà là nhiệm vụ dài hạn, đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ nhiều công sức cũng như nguồn lực tài chính. Giá trị của một thương hiệu tốt không dễ dàng đánh giá được, và đây vẫn là vấn đề muôn thuở của những ai thật sự muốn kinh doanh chân chính, nghiêm chỉnh. Do vậy mà có thể nói rằng, nhiều khi người ta phải mất cả hàng chục năm để tạo ra một dấu ấn thương hiệu.

Quantri.Vn

Sưu tầm: download sách quản trị nhân sự

Share on Google Plus

About Unknown

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.
    Blogger Comment
    Facebook Comment

0 nhận xét:

Đăng nhận xét